文档管理系统

文档管理系统是做什么的?

文档管理系统(DMS)是一个软件程序,允许您接收、跟踪、管理和保存文档,同时减少纸你消费。最能保持跟踪不同版本的创建和编辑不同的用户(历史跟踪)。

这样的系统是基于计算机程序的数字文档管理。内容管理系统的概念与词重叠。经常与数字资产管理,文档成像,工作流系统和档案管理系统作为企业内容管理(ECM)系统的一部分。

文档管理系统的类型是什么?

1。内容管理

这样的文档管理系统,通常称为web content management,专注于创建、更新、组织,并为用户提供材料。索引、搜索和发布是内容管理系统的共同特征。

2。工作流程管理

与workflow-focused文档管理技术,自动化是游戏的名称。这些技术免费工人专注于高级活动通过自动化重复性的,基于内容的任务。

3所示。记录管理

控制开发、维护和销毁的记录是记录管理,通常与治理,风险,和遵从性。这些系统在高度管制医疗等行业尤为常见。

4所示。企业内容管理

企业内容管理(ECM)比传统的内容管理系统去一步,专注于数据和内容。工作流、流程、业务规则和其他类型的文档管理系统的其他组件都包含在这些系统将内容上下文。

5。文档成像

任何规模的纸质文件的转换(或品种)或缩微胶片/缩微胶片数字图像被称为文档成像。缩微胶片,随需应变的打印机,传真机,复印机、多功能打印机,文档扫描仪、计算机输出缩微胶片(COM),存档作家都是文档成像系统的例子。

文档管理软件的好处是什么?

文档管理系统(DMS)应该使工作更容易、更有效率,为员工和高效,爱惜他们小时的无聊活动和挫折无法访问他们需要的文件快。

1。生产力的提高

工人有更多的时间投入到增值工作当他们花更少的时间寻找文件或执行手册,重复的做家务。

2。减少安全风险

可以减少信息安全风险和风险敞口保持数据安全,使用动态访问控制。当文档都保存在云端,灾难恢复的情况简单计划外水灾或火灾。

3所示。提高合规措施

许多企业文件复杂和困难的合规要求。通过自动化关键文档符合监管标准,DMS可以帮助公司避免处罚,取消牌照,甚至刑事责任。

4所示。简单和快速的可访问性

根据Forrester,工人平均花18分钟找一个文档。找到合适的文档是快速和简单的基于元数据的DMS。

5。增强合作

文档管理系统(DMS)促进信息共享和协作通过允许访问文件,还可以从许多别的来源从几个地方。用户可以对文档协作、共享文档和监控工作流。

文档管理系统的特点是什么?

1)文档输入

大多数组织混合纸和数字文件时,文件的摄入量。理想的文档管理系统将允许您上传文件从以下位置:

• 扫描仪
• 电子邮件
• 手动上传
• 批量上传
• 自动化过程批量上传
• 移动应用程序
• Web服务

2)文档索引

连接或标签文档和各种技术的“搜索”短语称为文档索引。索引是一个基于业务流程和人员定位文件的方法。系统索引存在于所有的文档管理系统。文档类型,日期或其他标识符描述文档可以作为默认系统索引。一个优秀的文档管理系统应该包括以下功能:

• 内容识别和索引
• 索引元数据
• 索引更新和修订
• 自定义自动文档编号
• OCR在不同的语言中

3)文档搜索

文档索引的力量被认为当我们运行一个搜索后,无论我们雇佣指数。文档搜索引擎应该包括以下功能:

• 安全、强大的搜索
• 文档内容和元数据搜索
• 高级搜索所有文档属性
• 可伸缩的文档搜索引擎

4)文件处理

文档处理输入和手写文本的转换过程在纸质和电子文档(例如,文档的扫描图片)到电子数据使用智能字符识别(ICR),光学字符识别(OCR)和专业数据输入职员。以下特性应该被包括在一个理想的文档管理系统:

• 使用模板创建文档
• 在系统链接文档记录
• 链接到ERP / CRM系统
• 向前移动,共享文档
• 邮件文件
• 修改文件
• 内置文档编辑各种文件类型
• 检入和检出文件

5)工作流自动化

良好的文档管理系统应该企业级业务流程管理和工作流自动化路线文档自动对其预期的目的地。过程自动化应该包括以下功能:

• 规则处理基于传入的文件
• 设置个人的行为规则和文档
• 自动和手动工作流程
• 文档路由
• 业务流程建模与自定义窗口,报告
• 配置多级审批
• 自动创建基于文件的记录
• 基于文档的更新记录

6)文档安全

最重要的一个方面的文档管理系统是安全的。理想的项目将提供高级文档加密和基于角色的访问,以及下面的特点:

• 审计跟踪
• 用户和角色
• 先进的访问权限
• 加密文件系统的文件
• 索引所有修改
• 支持SSL
• 修改所有权

7)用户仪表板

一个好的DMS接口应该简单和易于使用。因为不是每个人都是数字精明,该计划应该尽可能容易。然而,主要的仪表板应另外包含以下:

• 工作流的收件箱
• 文档的收件箱
• 警报和通知
• 报告指示板
• 跟进和聊天
• 内置的日历,电子邮件,短信

8)定制

正如前面说的,每个公司都有独特的DMS需求。每个公司都有其独有的标准必须考虑。因此,理想的文档管理系统应该允许一些定制,允许用户:
文档索引的力量被认为当我们运行一个搜索后,无论我们雇佣指数。文档搜索引擎应该包括以下功能:

• 创建自定义的窗口和记录
• 生成自定义字段和报告
• 添加自定义文档属性
• 描述定制工作流
• 创建自定义仪表板报告